Dacă petreci ore în fiecare lună verificând cine n-a plătit, trimiți reminder-uri manual și anulezi înregistrări una câte una — update-ul 3.8.3 e construit exact pentru tine. Tema centrală: nu mai alerga după informații. Lasă sistemul să le aducă la tine.
Versiunea include patru funcționalități noi: auto-cancel unpaid registrations (funcția principală), rapoarte pentru sesiuni perturbate, o secțiune de consimțăminte vizibilă direct pentru clienți și template-uri personalizate pentru numere de factură. Le luăm pe rând.
Anularea automată a înregistrărilor neplătite — fără intervenție manuală
Configurarea e simplă: intri în setările cursului, activezi regula, setezi numărul de zile și perioada de grație. O singură dată, set-and-forget. Ghidul complet de configurare e aici.
Pe lângă automatizare, ai acum și vizibilitate clară asupra banilor. Noul raport Outstanding Payments împarte restanțele în trei cohorte:
- Awaiting payment — facturi emise, dar neajunse la scadență. Practic, un forecast de cashflow.
- Active debt — cursanți care au depășit termenul de plată și sunt încă activi.
- Written off — înregistrări deja anulate automat, cu sumele aferente.
În plus, lista de înregistrări are un filtru nou: auto-unenrolled. Poți vedea instant toți cursanții cărora li s-a anulat automat înregistrarea.
Dacă operezi mai multe locații sau un sistem de franciză, impactul se multiplică. Un studio cu 200 de cursanți poate economisi 5-8 ore pe lună. Trei locații — aproape o zi completă de muncă administrativă recuperată. Conform unui raport al Parlamentului European, IMM-urile din UE pierd în medie 15-20% din timpul administrativ pe sarcini repetitive care pot fi automatizate. Auto-cancel unpaid registrations elimină exact una dintre ele.
Rapoarte pentru sesiuni perturbate — vezi cine a fost afectat, instant
Reprogramezi o clasă din cauza unui profesor bolnav. Anuți o sesiune de balet pentru că sala e indisponibilă. Faci o substituire de trainer la gimnastică. Toate sunt situații normale — dar până acum nu aveai o privire de ansamblu asupra clienților afectați.
Acum ai două instrumente noi:
- Filtru în lista de sesiuni — filtrează după sesiuni reprogramate, substituite sau anulate. Plus: export în Excel direct din listă (aplici filtrele, apoi exporți — până la 5.000 de rânduri).
- Disrupted Sessions Report — un rând per client per sesiune afectată. Vezi cursantul, sesiunea, tipul de perturbare. Detalii complete aici.
Util mai ales pentru studiourile unde reprogramările sunt frecvente: închideri sezoniere (vacanțe școlare, sărbători), schimbări de sală sau substituiri regulate de instructori. Într-un studio de dans cu 3-4 reprogramări pe săptămână, raportul îți arată în 30 de secunde câți părinți trebuie notificați — nu în 30 de minute de scroll prin calendar.
Consimțăminte vizibile pentru clienți — mai puține tickete, GDPR mai curat
Un părinte te sună: „Ce am semnat exact când am înscris copilul?” Până acum, tu căutai manual. Acum, clientul vede totul direct în profilul său.
Noua secțiune din profilul clientului arată toate consimțămintele date la înscriere, inclusiv cele ale platformei Zooza. Clientul poate descărca un PDF autonom cu textul complet al acordului, data și versiunea — fără linkuri externe care s-ar putea strica în timp.
Rezultat practic: mai puține e-mailuri de suport și un dosar GDPR mai solid. Conform paginii oficiale a Comisiei Europene privind protecția datelor, organizațiile trebuie să ofere acces transparent la consimțămintele colectate. Funcționalitatea aceasta îți acoperă cerința fără efort suplimentar. Ghid complet aici.
Template-uri personalizate pentru numere de factură
Dacă ai un contabil care lucrează cu o convenție internă de numerotare (și ce contabil nu are una?), nu mai trebuie să reconciliezi manual numerele generate de Zooza cu cele din sistemul tău.
Definești un template în setările profilului de facturare. Exemplu: INV-{YYYY}-{VS} generează INV-2026-12345. Tag-urile disponibile:
- {VS} — simbol variabil / ID comandă
- {YYYY} — an, 4 cifre
- {MM} — lună
- {DD} — zi
- {N} — contor secvențial, cu zero-padding
Funcționează cu Fakturoid, Faktury Online, Xero și motorul intern de facturare Zooza. Setezi o singură dată per profil de facturare. Instrucțiuni complete aici.
Pentru operatorii din România care folosesc integrări cu sisteme locale de facturare, template-ul elimină riscul de numere duble sau neconcordante — un aspect critic în contextul e-Factura și al cerințelor ANAF.
Disponibil din versiunea 3.8.3
Iată unde găsești fiecare setare nouă:
- Auto-cancel unpaid registrations → Setări curs → Regulă de anulare automată
- Outstanding Payments Report → Rapoarte → Outstanding Payments
- Disrupted Sessions Report → Rapoarte → Disrupted Sessions
- Export sesiuni în Excel → Lista de sesiuni → buton Export
- Consimțăminte clienți → Profil client → secțiunea Consents
- Template numere factură → Setări facturare → Invoice Number Template
Toate funcționalitățile sunt active acum în contul tău. Dacă vrei o imagine de ansamblu asupra a tot ce poate face Zooza pentru un studio cu mai multe locații, pagina de funcționalități e locul potrivit.
