Sie verbringen Stunden damit, unbezahlte Anmeldungen zu prüfen, Erinnerungen zu verschicken und Stornierungen händisch durchzuführen. Ab Version 3.8.3 übernimmt Zooza das für Sie — mit der Funktion Auto-Cancel Unpaid Registrations. Dazu kommen neue Reports für gestörte Unterrichtseinheiten, eine Einwilligungsübersicht für Ihre Kunden und individuelle Rechnungsnummern-Vorlagen. Das Motto: Nicht mehr hinterherrennen. Stattdessen wissen, woran Sie sind.
Unbezahlte Anmeldungen automatisch stornieren — Schluss mit dem Hinterhertelefonieren
Die Konfiguration ist bewusst einfach gehalten: eine Regel pro Kurs, einmal einrichten, danach läuft sie. Sie finden die Einstellung direkt in den Kursoptionen unter Auto-Cancel Unpaid Registrations.
Der neue Outstanding Payments Report
Damit Sie nicht nur automatisieren, sondern auch den Überblick behalten, gibt es einen neuen Bericht mit drei klaren Kohorten:
- Awaiting payment — offene Rechnungen innerhalb der Zahlungsfrist. Das ist Ihre Cashflow-Prognose.
- Active debt — Teilnehmer, die aktuell überfällig sind. Hier sehen Sie sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
- Written off — bereits stornierte Anmeldungen. Historische Daten für Ihre Auswertung.
Zusätzlich gibt es in der Registrierungsliste einen neuen Filter für auto-unenrolled — damit finden Sie alle automatisch stornierten Anmeldungen auf einen Blick.
Laut einer Analyse von Churnkey macht unfreiwillige Abwanderung durch fehlgeschlagene Zahlungen bis zu 40 % der gesamten Kundenabwanderung bei Abo-Modellen aus. Automatisierte Stornierungsregeln mit Zahlungsfenstern reduzieren diesen Anteil erheblich — weil Kunden eine echte Chance zur Nachzahlung bekommen, bevor die Stornierung greift.
Gestörte Unterrichtseinheiten: Endlich sehen, wen es betrifft
Saisonale Schließzeiten, Trainervertretungen, Raumwechsel — in der Praxis werden Unterrichtseinheiten regelmäßig verschoben, vertreten oder abgesagt. Das Problem bisher: Sie wussten nicht schnell genug, welche Kunden davon betroffen waren.
Version 3.8.3 bringt zwei Neuerungen:
- Filter in der Einheitenliste: Filtern Sie nach Rescheduled, Substituted oder Cancelled — und exportieren Sie das Ergebnis direkt als Excel-Datei.
- Disrupted Sessions Report: Ein eigener Bericht mit einer Zeile pro Kunde und betroffener Einheit. Sie sehen auf einen Blick: welcher Teilnehmer, welche Einheit, welche Art der Störung. Export bis zu 5.000 Zeilen möglich.
Besonders relevant ist dieser Report für Betreiber mit mehreren Standorten, wo Vertretungen und Raumwechsel zum Alltag gehören. Die Konfiguration finden Sie im Reports Dashboard.
Die DSGVO (Art. 15) gibt Betroffenen das Recht auf Auskunft über verarbeitete Daten. Transparente Reports — sowohl intern als auch für die Kommunikation mit Kunden — sind eine praktische Grundlage, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Einwilligungsübersicht für Kunden — weniger Supportaufwand, stärkere DSGVO-Position
Kunden schreiben E-Mails mit Fragen wie: „Was genau habe ich bei der Anmeldung zugestimmt?“ Bisher mussten Sie das für jeden Einzelfall nachschlagen. Ab 3.8.3 sehen Ihre Kunden alle Einwilligungen und Vereinbarungen direkt in ihrem eigenen Profil — einschließlich der Zooza-Plattformzustimmungen.
Zusätzlich können Kunden ein eigenständiges PDF herunterladen, das den vollständigen Vereinbarungstext, das Datum und die Version enthält — ohne externe Links, die irgendwann brechen könnten. Ergebnis: weniger Support-Tickets und eine dokumentierbare DSGVO-Compliance. Details dazu finden Sie in der Anleitung zur Einwilligungsübersicht.
Der Bitkom berichtet regelmäßig, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen mit der praktischen Umsetzung der DSGVO kämpfen. Self-Service-Funktionen wie diese reduzieren den operativen Aufwand spürbar.
Individuelle Rechnungsnummern-Vorlagen — Ihr Nummernkreis, Ihre Regeln
Zoozas Standard-Rechnungsnummern passen nicht immer zur internen Buchhaltungslogik. Ab sofort definieren Sie eigene Vorlagen in den Invoice-Profile-Einstellungen. Ein Beispiel: INV-{YYYY}-{VS} erzeugt INV-2026-12345.
Unterstützte Platzhalter:
- {VS} — Variables Symbol / Bestell-ID
- {YYYY} — 4-stelliges Jahr
- {MM} — Monat, {DD} — Tag
- {N} — Laufende Nummer, mit führenden Nullen
Die Vorlagen funktionieren mit Fakturoid, Faktury Online, Xero und Zoozas eigenem Rechnungsmodul. Einmal pro Invoice Profile einrichten — fertig. Die Konfigurationsanleitung finden Sie hier.
Verfügbar ab Version 3.8.3
Hier finden Sie jede Einstellung auf einen Blick:
- Auto-Cancel Unpaid Registrations: Kurseinstellungen → Zahlungsregeln
- Outstanding Payments Report: Reports Dashboard
- Disrupted Sessions Report & Excel-Export: Reports Dashboard / Einheitenliste
- Einwilligungsübersicht: Kundenprofil (Kundenseite)
- Rechnungsnummern-Vorlage: Einstellungen → Invoice Profile
Wenn Sie sehen möchten, wie diese Funktionen in den Gesamtkontext der Plattform passen, werfen Sie einen Blick auf die Zooza Features-Übersicht. Weniger Verwaltung, mehr Überblick — dafür sind diese Updates da.
