Mniej administracji, więcej czasu na jakość zajęć i rodzinę

Marine Swim Academy zapewnia profesjonalną i dostępną edukację pływacką, która wspiera rozwój ruchowy dzieci, obsługując nawet 400 klientów dzięki kursom pływania dla różnych grup wiekowych na Słowacji.

Wyzwanie

Marine Swim Academy napotykała przeszkody w zarządzaniu komunikacją z klientami, organizacją kursów i odwoływaniem zajęć. Procesy wykonywane ręcznie pochłaniały zbyt dużo czasu i okazywały się nieefektywne, wpływając na jakość przygotowania zajęć oraz czas prywatny założycielki.

Rozwiązanie

Wdrożenie Zooza usprawniło działania administracyjne dzięki:

• Formularzowi zapisów online i kalendarzowi rejestracji
• Zarządzaniu grupami ciągłymi
• Bazie danych klientów z filtrowaniem
• Śledzeniu obecności z lekcjami zastępczymi
• Profilowi klienta z przeglądem płatności
• Płatnościom jednorazowym i godzinowym
• Komunikacji e-mail i SMS
• Planowaniu sal i lektorów
• Szczegółowemu raportowaniu

Kluczowe funkcje:

• Automatyzuje codzienną komunikację z klientami, znacząco redukując liczbę e-maili, SMS-ów i telefonów
• Upraszcza organizację kursów i wypisywanie z zajęć
• Zapewnia kompleksowy wgląd w aktywność klientów i ofertę kursów

Podstawowy przebieg:

1. Rodzice zapisują dzieci za pomocą formularza rejestracji online
2. Administrator planuje lekcje za pomocą kalendarza Zooza, uwzględniając grupy ciągłe
3. Zooza wysyła e-maile potwierdzające oraz powiadomienia SMS ze szczegółami zajęć
4. Lektorzy odnotowują obecność i zarządzają lekcjami zastępczymi za pomocą aplikacji Zooza
5. Administrator korzysta z bazy danych klientów, przeglądając profile, status płatności i zapisy obecności
6. Zooza automatyzuje harmonogramy płatności i dopasowuje otrzymane wpłaty, aktualizując profile
7. Administrator generuje szczegółowe raporty dotyczące obecności, płatności i godzin pracy lektorów

Przebiegi alternatywne:

• Błędy w zapisie powodują powiadomienie administratora o konieczności poprawienia danych
• Zmiany w zajęciach wyzwalają automatyczne powiadomienia dla klientów
• Niepowodzenia płatności informują administratora i klienta o konieczności rozwiązania problemu

Rezultaty

• Znaczne skrócenie czasu poświęcanego na zadania administracyjne, umożliwiające większe skupienie na przygotowaniu zajęć
• Zautomatyzowane systemy usprawniły zarządzanie zapisami, płatnościami i obecnością
• Szybsza i łatwiejsza komunikacja z klientami i lektorami

Integracja z Zooza znacząco zoptymalizowała działanie Marine Swim Academy, umożliwiając skupienie się na doskonaleniu kursów. Usprawnione procesy i większa efektywność administracyjna przyczyniły się do ciągłego sukcesu i rozwoju.