Menej administratívy, viac času na kvalitu lekcií a rodinu

Marine Swim Academy poskytuje profesionálne a dostupné plavecké vzdelávanie, ktoré podporuje pohybový vývoj detí, a obsluhuje až 400 účastníkov s plaveckými kurzmi pre rôzne vekové skupiny na Slovensku.

Výzva

Marine Swim Academy narazila na prekážky pri správe komunikácie s účastníkmi, organizácii kurzov a rušení lekcií. Manuálne procesy spotrebovávali nadmerné množstvo času a ukazovali sa ako neefektívne, čo ovplyvňovalo kvalitu prípravy lekcií a osobný čas zakladateľky.

Riešenie

Implementácia Zoozy zefektívnila administratívnu prevádzku prostredníctvom:

• Online registračného formulára a registračného kalendára
• Správy kontinuálnych skupín
• Databázy účastníkov s filtrovaním
• Sledovania dochádzky s náhradnými lekciami
• Profilu účastníka s prehľadom platieb
• Jednorazových a hodinových platieb
• E-mailovej a SMS komunikácie
• Plánovania lokalít a lektorov
• Podrobných reportov

Kľúčové funkcie:

• Automatizuje každodennú komunikáciu s účastníkmi, čím výrazne znižuje počet e-mailov, SMS správ a telefonátov
• Zjednodušuje organizáciu kurzov a odhlasovanie z lekcií
• Poskytuje komplexný vhľad do aktivít účastníkov a ponuky kurzov

Základný priebeh:

1. Rodičia zaregistrujú deti cez online registračný formulár
2. Administrátor naplánuje lekcie pomocou kalendára Zoozy so zohľadnením kontinuálnych skupín
3. Zooza posiela potvrdzovacie e-maily a SMS notifikácie s podrobnosťami o lekciách
4. Lektori zaznamenávajú dochádzku a spravujú náhradné lekcie cez aplikáciu Zooza
5. Administrátor pristupuje k databáze účastníkov a zobrazuje profily, stav platieb a záznamy o dochádzke
6. Zooza automatizuje platobné harmonogramy a páruje prijaté platby, pričom aktualizuje profily
7. Administrátor generuje podrobné reporty o dochádzke, platbách a hodinách lektorov

Alternatívne priebehy:

• Chyby pri registrácii vyvolajú notifikáciu administrátorovi na opravu údajov
• Zmeny lekcií spustia automatizované notifikácie účastníkom
• Zlyhania platieb upozornia administrátora a účastníka na vyriešenie

Výsledky

• Výrazné zníženie času na administratívne úlohy umožňujúce väčšie zameranie na prípravu lekcií
• Automatizované systémy zlepšili správu registrácií, platieb a dochádzky
• Rýchlejšia a jednoduchšia komunikácia s účastníkmi a lektormi

Integrácia Zoozy výrazne optimalizovala prevádzku Marine Swim Academy a umožnila zameranie na skvalitňovanie kurzov. Zefektívnené procesy a zlepšená administratívna efektivita prispeli k pokračujúcemu úspechu a rastu.