Auslastung: Die eine Zahl, an der ein profitables Kursgeschäft hängt

Nick Empson berät seit Jahren Franchise-Netzwerke im Bereich Kinderkurse. Als wir uns neulich mit ihm darüber unterhielten, was ein Franchise-Inhaber eigentlich auf seinem Dashboard sehen sollte, fing er nicht beim Umsatz an. Auch nicht bei Anmeldungen oder Kündigungen.

Er fing bei der Kapazität an. „Das ganze Modell dreht sich um Kapazität“, sagte er. Den Rest des Gesprächs hat er dann ziemlich genau damit verbracht, das zu begründen.

Seine Überlegung passt auf einen Bierdeckel. Und sie verändert, wie Sie auf jeden einzelnen Kurs in Ihrem Stundenplan schauen.

Warum diese eine Zahl mehr zählt als die anderen

Ein Kurs hat zwei Arten von Kosten. Manche steigen mit jedem Kind: Kartengebühren, ein T-Shirt, eine Medaille am Semesterende. Die meisten aber nicht. Der Trainer bekommt für acht Kinder dasselbe wie für achtzehn. Die Halle kostet gleich viel, ob sie halb leer ist oder voll.

Die zweite Gruppe nennt man in der Buchhaltung Fixkosten. Ein Geschäft, das überwiegend aus Fixkosten besteht, hat einen hohen operativen Hebel. Unterhalb einer bestimmten Menge verliert es Geld. Oberhalb davon wird fast jeder weitere Verkauf direkt zu Gewinn.

Ein Kurs funktioniert genau so. Unter dem Break-even-Punkt kostet Sie jede Einheit Geld. Darüber ist jedes weitere Kind fast reine Marge. Die Auslastung, also wie viele Ihrer angebotenen Plätze tatsächlich besetzt sind, zeigt Ihnen, auf welcher Seite dieser Linie Sie stehen und wie weit davon entfernt.

Nick hat das auch in seinem Leitfaden zur Break-even-Analyse beschrieben. Eine der ersten Was-wäre-wenn-Fragen, die er dort vorschlägt, lautet: „Was wäre, wenn ich jeden Kurs bis zur Kapazität füllen würde, statt bei 75 % zu stehen?“ Die eine Hälfte davon, den Break-even-Punkt, haben wir in unserem Beitrag zur Gewinnschwelle behandelt. Hier geht es um die andere Hälfte: was oberhalb der Linie passiert.

Die meisten Kurse sind leerer, als es sich anfühlt

Die 75 % aus Nicks Frage sind ziemlich genau das, was Anbieter über sich selbst glauben. The Big ICAP Report 2026, der Branchenvergleich des Institute of Children’s Activity Providers, hat Anbieter nach ihrer durchschnittlichen Auslastung gefragt. Die meisten schätzten etwa 75 %. Dann wurden zusammengeführte Daten von Buchungsplattformen ausgewertet (Zooza war einer der Datenpartner). Der tatsächliche Durchschnitt lag bei 56 %.

In dieser Lücke steckt die ganze Geschichte. Ein Samstagvormittag mit drei Kursen hintereinander fühlt sich voll an. Die Anwesenheitsliste sagt etwas anderes. Der Bericht bringt es auf den Punkt: „Mehr Kapazität steigert den Umsatz, eine bessere Auslastung steigert den Gewinn.“

Wir sehen dasselbe Muster von der anderen Seite, in den Konten der Unternehmen, mit denen wir arbeiten. Der häufigste Fehler ist nicht, zu wenig zu verlangen oder zu spät zu werben. Es ist, zu viele Kurse zu eröffnen. Wachstum fühlt sich nach Hinzufügen an: ein neuer Termin, ein neuer Standort, eine neue Altersgruppe. Jeder neue Kurs zieht ein paar Kinder aus den Kursen daneben ab. Aus acht vollen Kursen werden so unbemerkt zwölf halb leere, mit vier Trainern mehr und vier Hallen mehr. Der Umsatz steigt ein wenig. Der Gewinn sinkt.

Ein Kurs, einmal durchgerechnet

Nehmen wir einen gewöhnlichen Kurs mit 18 Plätzen. Familien zahlen 8 € pro Einheit. Kartengebühren und Material machen etwa 0,50 € pro Kind aus, jedes Kind bringt also 7,50 € Deckungsbeitrag. Der Trainer kostet 30 € pro Einheit, die Halle 25 €. Das sind 55 € Fixkosten, jedes Mal, wenn der Kurs stattfindet.

Der Break-even-Punkt liegt bei 55 € ÷ 7,50 €, also bei 7,3 Kindern. Mit sieben Kindern verlieren Sie Geld, mit acht verdienen Sie ein wenig.

Schauen Sie jetzt, was ein Kind mehr bewirkt. Mit acht Kindern bringt der Kurs 5 € pro Einheit. Mit neun sind es 12,50 €. Sonst hat sich nichts geändert: derselbe Trainer, dieselbe Halle, dieselbe Stunde am Dienstag. Ein zusätzliches Kind hat den Gewinn dieses Kurses mehr als verdoppelt.

Bei 12 Einheiten im Semester ist dieses neunte Kind 90 € wert. Wenn Sie zwanzig Kurse in ähnlicher Größe haben und drei Semester im Jahr, bringt ein zusätzlich besetzter Platz pro Kurs 5.400 € im Jahr. Ohne neuen Standort, ohne neuen Trainer, ohne eine einzige zusätzliche Stunde im Stundenplan.

Deshalb nennt Nick sie die entscheidende Zahl. Und deshalb liegt das einfachste Wachstum in den meisten Kursgeschäften nicht in einem neuen Kurs oder einem neuen Standort. Es liegt in den freien Plätzen der Kurse, die ohnehin schon laufen.

Rechnen Sie es für Ihren eigenen Kurs durch

Die Zahlen oben sind ausgedacht. Ihre sehen anders aus, und es kommt ohnehin auf die Form der Antwort an. Geben Sie einen Ihrer eigenen Kurse ein und sehen Sie, was jedes weitere Kind über Ihren ganzen Stundenplan wert ist.

Woran Sie erkennen, dass etwas zu tun ist

Die Auslastung nützt nur, wenn sie ändert, was Sie am Montag tun. Nick hat uns im Gespräch ein paar Schwellen beschrieben, auf die er achtet. Sie taugen als wöchentliche Checkliste.

Höchstens halb voll: noch diese Woche handeln. Ein Kurs mit 50 % oder weniger ist der, für den Sie werben sollten. Ein Beitrag für Eltern in der Umgebung, eine Nachricht an Familien, die für einen anderen Termin auf der Warteliste stehen, eine kostenlose Schnupperstunde. Bewegt sich trotzdem nichts, ist es oft ehrlicher, den Kurs mit einem anderen zusammenzulegen. Trainer und Halle gehen dann an etwas, das sich füllt.

Werbung bewegt die Zahl tatsächlich. Ein Freizeitbetreiber im Norden Englands hat für eines seiner Gruppenfitnessprogramme eine einzige Masterclass am Abend veranstaltet. Die durchschnittliche Auslastung stieg danach von 72,1 % auf 81,8 %. Die Auslastung ist keine feste Eigenschaft eines Kurses. Sie reagiert auf Aufmerksamkeit.

Eine Warteliste neben freien Plätzen heißt: Das Angebot ist am falschen Ort. Sitzen in einem Kurs acht Kinder auf 18 Plätzen, während sich anderswo eine Warteliste mit sechs Familien bildet, fehlt es nicht an Nachfrage. Es liegt an der Uhrzeit, am Standort oder an der Altersgruppe. Das ist eine Frage der Planung, nicht des Marketings. (Ein Platz, den eine unbezahlte Anmeldung blockiert, zählt hier übrigens auch als leer. Darüber haben wir geschrieben: Ihre Zahlungsfrist entscheidet über die Auslastung.)

Ein Kind, das drei oder vier Einheiten verpasst hat, ist ein Frühwarnzeichen. Nicht jede Abwesenheit ist ein Abschied. Eine Reihe davon kommt aber meist vor einer Kündigung. Ein Anruf nach der dritten Einheit hält mehr Familien als eine „Wir vermissen Sie“-Mail am Semesterende.

Bei etwa 16 von 18 Plätzen: den nächsten Kurs planen. Ein fast voller Kurs ist eine gute Nachricht mit Ablaufdatum. Die nächste Familie, die fragt, bekommt eine Absage und sucht sich jemand anderen. Genau jetzt ist der Moment, einen Parallelkurs zu einer nahen Uhrzeit zu eröffnen.

Der Freitagsüberblick

Das alles funktioniert nicht, wenn die Zahlen in einem Bericht liegen, den niemand öffnet. Nick hat etwas Einfacheres beschrieben: jeden Freitag eine kurze Nachricht, die zeigt, wie die Auslastung gerade aussieht und was zu tun ist.

Das Wichtige am Überblick ist die Liste ganz unten. Drei Kurse bewerben, einer braucht einen Parallelkurs, zwei Familien anrufen. Alles andere läuft und kann bleiben, wie es ist. Wir haben einen eigenen Beitrag darüber geschrieben, warum Berichte am besten funktionieren, wenn die Zahlen von selbst zu Ihnen kommen: Ausnahmen statt Dashboards. Die Auslastung ist der beste Ort, damit anzufangen.

Ist Ihr Zooza-Konto über Zooza AI mit einem KI-Assistenten verbunden, können Sie diesen Überblick direkt abfragen, statt ihn von Hand zusammenzustellen. So etwa:

Gib mir für jeden Kurs in diesem Semester die Auslastung (angemeldete Kinder im Verhältnis zu den Plätzen), pro Standort. Liste dann in dieser Reihenfolge auf:

1. Kurse, die höchstens zu 50 % belegt sind.
2. Kurse mit 16 von 18 Plätzen oder mehr und alle Kurse mit Warteliste.
3. Kinder, die drei oder mehr Einheiten hintereinander verpasst haben.

Fass dich kurz und schließ mit einer Liste der Aufgaben für diese Woche. Nimm nur Zahlen, die du wirklich abrufen kannst. Ist etwas nicht verfügbar, schreib das, statt zu schätzen.

Fragen Sie einmal und schauen Sie, ob die Antwort etwas taugt. Wenn ja, stellen Sie dieselbe Frage jeden Freitag.

Wo Zooza die Auslastung heute zeigt

In einem einzelnen Zooza-Konto steht die Auslastung schon auf dem Bildschirm. Die Kursliste zeigt für jeden Kurs einen Füllbalken und hebt die Kurse hervor, die fast voll sind. Der Bericht Buchungen unter Berichte zeigt Gesamtkapazität, aktive Buchungen und Kapazitätsauslastung für einen Abrechnungszeitraum, aufgeteilt nach angemeldet, Nachmeldung, Warteliste und storniert. Und dann gibt es noch Nick’s Dashboard. Wir haben es zusammen mit Nick Empson als Hilfe für unsere Kunden gebaut. Nick kennt sich genau auf diesem Gebiet aus, und die meisten Betreiber haben niemanden wie ihn, den sie mal eben fragen können. Das Dashboard verfolgt Break-even-Punkt, Kündigungen, neue Anmeldungen und Zahlungen im Vergleich zu Zielen, die Sie selbst festlegen, und bei der Einrichtung gibt Nick eigene Tipps. Alle drei sind in der Dokumentation zu Berichten beschrieben.

Bei einem Franchise-Netzwerk sieht es etwas anders aus. Die Network Application der Zentrale zeigt Anmeldungen, Umsatz, offene Forderungen und Lizenzgebühren über alle Standorte, die Auslastung gehört aber nicht zu ihren Kennzahlen. Netzwerke, die die Kapazität als Hauptkennzahl haben wollen, und genau das empfiehlt Nick, holen sie sich über Zooza AI. Oder sie lassen sich ein eigenes Dashboard auf Basis ihrer Zooza-Daten bauen, das die Auslastung pro Franchisebetrieb, pro Standort und pro Kurs auf einem Bildschirm zeigt. An einem solchen Dashboard arbeiten wir seit ein paar Wochen mit einem Franchise-Netzwerk, und der Freitagsüberblick oben ist genau das, was es liefern soll.

Eine Zahl, jede Woche im Blick

Der Umsatz sagt Ihnen, wie der letzte Monat gelaufen ist. Die Auslastung zeigt, wo sich der Gewinn des nächsten Monats versteckt. Und zwar Kurs für Kurs, Sie können also etwas dagegen tun.

Nehmen Sie Ihre fünf schwächsten Kurse und rechnen Sie sie oben im Rechner durch. Fragen Sie sich dann, was es bräuchte, um in jedem zwei Plätze mehr zu füllen: eine neue Uhrzeit, ein Beitrag in der Elterngruppe vor Ort, ein Anruf bei den Familien, die sich nach und nach verabschiedet haben. Damit ist ein Freitagnachmittag meist besser genutzt als mit einem weiteren Blick auf die Umsatzkurve.