Mniej administracji, więcej rozwoju: 400 dzieci pod kontrolą bez przeciążenia
ActiWOOWo
- Trening ruchowy i taniec dla dzieci
- Multi-location
- Słowacja
“Zooza najbardziej pomaga nam w utrzymaniu przeglądu zapisanych klientów. Jest on zawsze aktualny dla wszystkich stron w każdej chwili. Praktyczne jest to, że informacje o każdym treningu można prześledzić wstecz, możemy się do nich niezawodnie odwołać, a w razie potrzeby edytować je przed treningiem, w jego trakcie lub po zakończeniu.”
Wyzwanie
ActiWOOWo mierzyło się z istotnymi wyzwaniami w zarządzaniu zapisami klientów, płatnościami i obecnością. Rosnąca liczba klientów oraz rozwijające się zajęcia w wielu miastach doprowadziły do przeciążenia administracyjnego, ograniczając możliwość skupienia się na podnoszeniu jakości usług i budowaniu relacji z klientami.
Rozwiązanie
Zooza została wdrożona, aby usprawnić zadania administracyjne i zapewnić kompleksowe zarządzanie różnorodnymi zajęciami ActiWOOWo. Wykorzystane kluczowe funkcje to:
- Formularz zapisów online i grupy ciągłe
- Śledzenie obecności z lekcjami zastępczymi
- Profil klienta z przeglądem płatności
- Płatności jednorazowe i godzinowe
- Komunikacja e-mail i SMS
- Planowanie sal i prowadzących
- Szczegółowe raportowanie
W praktyce rodzice zapisują dzieci poprzez formularz online na stronie ActiWOOWo, administrator planuje zajęcia grup ciągłych w kalendarzu Zoozy, a system wysyła e-maile potwierdzające oraz powiadomienia SMS ze szczegółami zajęć. Trenerzy korzystają z aplikacji Zooza, aby odnotowywać obecność i zarządzać lekcjami odrabianymi, podczas gdy administrator pracuje na jednej bazie klientów ze statusem płatności i zapisami obecności. Harmonogramy płatności i ich dopasowanie są zautomatyzowane, a szczegółowe raporty obejmują obecność, płatności i godziny pracy trenerów.
Rezultaty
- Oszczędność czasu: Znaczne ograniczenie czasu poświęcanego na zadania administracyjne, co pozwala bardziej skupić się na rozwoju kursów.
- Większa efektywność: Zautomatyzowane systemy usprawniły zarządzanie zapisami, płatnościami i obecnością.
- Lepsza komunikacja: Łatwiejsza i szybsza komunikacja z klientami oraz trenerami.
Jak dodała Lenka Považanová: „Dzięki Zoozie nie musimy już komunikować się z klientami indywidualnie przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. System zapewnia podstawowe funkcjonowanie i uwalnia moje ręce do innych działań”. Integracja znacząco zoptymalizowała działalność ActiWOOWo, przyczyniając się do dalszego sukcesu i rozwoju projektu.
