Menej administratívy, viac rastu: 400 detí pod kontrolou bez preťaženia
ActiWOOWo
- Pohybová príprava a tanec pre deti
- Multi-location
- Slovensko
“Zooza nám najviac pomáha prehľadom o registrovaných klientoch. Je vždy aktuálny pre všetky strany v každom okamihu. Je praktické, že informácie ku každému tréningu sa dajú spätne dohľadať, môžeme sa na ne spoľahlivo odvolať alebo ich podľa potreby upraviť pred, počas alebo po skončení tréningu.”
Výzva
ActiWOOWo čelilo výrazným problémom pri správe registrácií klientov, platieb a dochádzky. Rastúci počet klientov a rozširujúce sa aktivity vo viacerých mestách viedli k administratívnemu preťaženiu, ktoré obmedzovalo ich schopnosť sústrediť sa na skvalitňovanie služieb a budovanie vzťahov s klientmi.
Riešenie
Zooza bola nasadená na zefektívnenie administratívnych úloh a komplexnú správu rozmanitých aktivít ActiWOOWo. Medzi využívané kľúčové funkcie patria:
- Online registračný formulár a kontinuálne skupiny
- Sledovanie dochádzky s náhradnými hodinami
- Profil klienta s prehľadom platieb
- Jednorazové a hodinové platby
- E-mailová a SMS komunikácia
- Plánovanie priestorov a lektorov
- Podrobné reporty
V praxi rodičia registrujú svoje deti cez online formulár na webe ActiWOOWo, administrátor plánuje hodiny kontinuálnych skupín v kalendári Zoozy a systém posiela potvrdzovacie e-maily a SMS notifikácie s detailmi o hodine. Tréneri používajú aplikáciu Zooza na zaznamenávanie dochádzky a správu náhradných hodín, zatiaľ čo administrátor pracuje z jednej databázy klientov so stavom platieb a záznamami o dochádzke. Splátkové kalendáre a párovanie platieb sú automatizované a podrobné reporty pokrývajú dochádzku, platby a hodiny trénerov.
Výsledky
- Úspora času: Výrazné zníženie času stráveného administratívnymi úlohami, čo umožnilo väčšie sústredenie na rozvoj kurzov.
- Vyššia efektivita: Automatizované systémy zlepšili správu registrácií, platieb a dochádzky.
- Lepšia komunikácia: Jednoduchšia a rýchlejšia komunikácia s klientmi a trénermi.
Ako dodala Lenka Považanová: „Vďaka Zooze už nemusíme s klientmi komunikovať individuálne 24 hodín denne, 7 dní v týždni. Systém zabezpečuje základnú prevádzku a uvoľňuje mi ruky pre ďalšie aktivity.” Integrácia výrazne optimalizovala prevádzku ActiWOOWo a prispela k pokračujúcemu úspechu a rastu projektu.
