Weniger Verwaltung, mehr Wachstum: 400 Kinder ohne Überlastung verwaltet
ActiWOOWo
- Körperliches Training und Tanz für Kinder
- Multi-location
- Slowakei
“Zooza hilft uns am meisten mit dem Überblick über die angemeldeten Kunden. Er ist für alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt stets aktuell. Praktisch ist, dass sich die Informationen zu jeder Trainingseinheit nachverfolgen lassen, sodass wir uns verlässlich darauf beziehen oder sie bei Bedarf vor, während oder nach Ende der Trainingseinheit bearbeiten können.”
Die Herausforderung
ActiWOOWo hatte erhebliche Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Kundenanmeldungen, Zahlungen und Anwesenheiten. Die wachsende Kundenzahl und die sich auf mehrere Städte ausweitenden Aktivitäten führten zu einer administrativen Überlastung, die die Möglichkeit einschränkte, sich auf die Verbesserung der Dienstleistungen und den Aufbau von Kundenbeziehungen zu konzentrieren.
Die Lösung
Zooza wurde eingeführt, um Verwaltungsaufgaben zu verschlanken und ein umfassendes Management der vielfältigen Aktivitäten von ActiWOOWo zu ermöglichen. Zu den genutzten Hauptfunktionen gehören:
- Online-Anmeldeformular und fortlaufende Gruppen
- Anwesenheitsverfolgung mit Nachholstunden
- Kundenprofil mit Zahlungsübersicht
- Einmal- und Stundenzahlungen
- E-Mail- und SMS-Kommunikation
- Planung von Veranstaltungsorten und Trainern
- Detaillierte Berichte
In der Praxis melden Eltern ihre Kinder über ein Online-Formular auf der Website von ActiWOOWo an, die Verwaltung plant die Einheiten der fortlaufenden Gruppen im Kalender von Zooza, und das System versendet Bestätigungs-E-Mails und SMS-Benachrichtigungen mit den Details zur Einheit. Trainer nutzen die Zooza-App, um die Anwesenheit zu erfassen und Nachholstunden zu verwalten, während die Verwaltung mit einer einzigen Kundendatenbank mit Zahlungsstatus und Anwesenheitsdaten arbeitet. Zahlungspläne und Zuordnungen sind automatisiert, und detaillierte Berichte decken Anwesenheit, Zahlungen und Trainerstunden ab.
Ergebnisse
- Zeitersparnis: Deutliche Reduzierung des Zeitaufwands für Verwaltungsaufgaben, wodurch mehr Fokus auf die Kursentwicklung möglich ist.
- Höhere Effizienz: Automatisierte Systeme verbesserten die Verwaltung von Anmeldungen, Zahlungen und Anwesenheiten.
- Bessere Kommunikation: Einfachere und schnellere Kommunikation mit Kunden und Trainern.
Wie Lenka Považanová ergänzte: „Dank Zooza müssen wir nicht mehr rund um die Uhr, sieben Tage die Woche einzeln mit Kunden kommunizieren. Das System sorgt für den grundlegenden Betrieb und macht mir die Hände frei für andere Tätigkeiten.” Die Integration hat den Betrieb von ActiWOOWo erheblich optimiert und trägt zum anhaltenden Erfolg und Wachstum des Projekts bei.
