Die Kurs-Warteliste
Für Interessenten, die in einen Kurs ohne freie Anmeldeplätze wollen. Sie ist standardmäßig aktiv: Sobald ein Kurs voll ist, bietet das Formular die Warteliste an, ohne dass Sie etwas einstellen.
Ein voller Kurs ist ein Nachfragesignal, kein Ende.
Ist ein Kurs voll, können Eltern das Formular trotzdem abschicken und kommen auf die Warteliste. Sie werden benachrichtigt. Die Freigabe ist Ihre Entscheidung und nicht die eines Automatismus, der Platz geht also nicht an die schnellste Maustaste. Parallel dazu läuft eine zweite, völlig eigenständige Warteliste für Kunden, die bereits ein Nachholguthaben haben.
Zwei Wartelisten, und sie sind nicht dasselbe
Diese Unterscheidung führt zu den meisten Missverständnissen, deshalb steht sie hier vorn. Zooza führt zwei Wartelisten. Sie greifen zu unterschiedlichen Zeitpunkten, enthalten unterschiedliche Personen und verhalten sich bewusst unterschiedlich.
Die Freigabe bleibt bei Ihnen
Von der Kurs-Warteliste rückt niemand von selbst nach. Sie werden benachrichtigt und entscheiden dann: freigeben, in einen Kurs mit Platz umbuchen oder die Familie anrufen und Alternativen anbieten.
Die Nachhol-Warteliste
Für Kunden, die schon ein Guthaben haben und einen bestimmten Termin wollen, bei dem alle Zusatzplätze belegt sind. Eigenes System, eigener Schalter, in den Nachholstunden-Einstellungen des Programms.
Diese läuft automatisch
Wird ein Platz frei, erhalten alle Wartenden für diesen Termin gleichzeitig eine E-Mail, und wer zuerst klickt, bekommt ihn. Ohne Ihr Zutun. Das ist hier die richtige Abwägung, denn die Alternative wäre, dass Sie schiedsrichtern.
Kapazität und Zusatzplätze
Das Buchungsformular sieht immer nur die <strong>Kapazität</strong>. Zusatzplätze sind für zahlende Anmeldungen unsichtbar. Genau das verhindert Überbuchung und erlaubt Ihnen, Plätze zurückzuhalten.
Eine Warteliste ist nicht die einzige Antwort
Ist der Kurs jetzt voll, wird aber bald frei, bietet der spätere Einstieg ein anderes Startdatum statt einer Warteschlange. Die Familie zahlt ab diesem Datum und besetzt einen Platz, der sonst leer geblieben wäre.
Plätze zurückhalten, ohne sie zu verstecken
Weil das Buchungsformular Zusatzplätze ignoriert, können Sie Plätze für die reservieren, die sie bekommen sollen, und die verkäuflichen trotzdem ausverkaufen.
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Teilen Sie den Raum auf
Ein Raum für sieben Kinder braucht keinen Kurs für sieben. Setzen Sie <strong>Kapazität 5</strong> und <strong>Zusatzplätze 2</strong>. Sie verkaufen fünf Plätze, die letzten zwei erreichen nur Probestunden und Nachholtermine. Der Raum füllt sich dennoch auf sieben.
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Später im Kursjahr öffnen
Zusatzplätze lassen sich jederzeit ändern, auch per Massenbearbeitung über viele Kurse. Ein üblicher Weg ist 5 + 2 während der Anmeldephase und dann 7 + 0 im September, wenn der Kurs voll ist.
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Entscheiden, was Probestunden dürfen
Programm → Einstellungen → Probestunde → Terminkapazität. Entweder Probestunden bleiben auf die Zusatzplätze beschränkt und die Hauptkapazität bleibt zahlenden Anmeldungen vorbehalten. Oder sie dürfen beides, wenn ein voller Raum wichtiger ist.
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Die Warteliste über Buchungen abarbeiten
Nach Status Warteliste filtern. Buchung öffnen, Status ändern, Angemeldet wählen, Bestätigungsmail anhaken. Bei einer offenen Buchung <em>zuerst</em> den fälligen Betrag eintragen: Die Mail trägt den Zahlungsstatus mit.
Was Sie einstellen können
- Die Kurskapazität, direkt am Kurs.
- Zusatzplätze global für alle Kurse, dann pro Kurs: entweder zur globalen Zahl addiert oder an ihrer Stelle.
- Ob Probestunden auf die aktuell freie Kapazität zugreifen oder nur auf die Zusatzplätze.
- Ob der Platz eines Probeteilnehmers nach der Probestunde gehalten wird, solange die Familie überlegt.
- Ob ein voller Kurs aus dem Buchungsformular verschwindet. So stoppen Sie eine Warteschlange.
- Ob die Nachhol-Warteliste im jeweiligen Programm verfügbar ist.
- Den späteren Einstieg pro Programm, samt Zeitfenster für den Einstieg.
- Eine Altersbeschränkung in den Zusatzfeldern des Programms. Sie ist einer der Gründe für einen Wartelisteneintrag.
- Wie viele Personen eine einzelne Buchung anmelden darf, in den erweiterten Kurseinstellungen.
Keine Nachmittage mehr mit „warum steht das auf der Warteliste?“
Vier Ursachen, eine Reihenfolge zum Prüfen, und eine Warteliste, die Ihnen sagt, wann ein weiterer Kurs fällig ist. Kostenlos testen oder gemeinsam ansehen, wie sich Ihre Kurse derzeit füllen.
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FAQ — auch zu dem, was das System nicht tut
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Warum steht eine Anmeldung auf der Warteliste, obwohl der Kurs Platz hat?
Es gibt vier Gründe, und nur der erste ist der erwartete. Der Kurs ist voll. Das Geburtsdatum des Kindes liegt außerhalb einer Altersbeschränkung. Eine Anzahlung ist nicht eingegangen. Oder eine Automatisierung für offene Buchungen hat die Anmeldung verschoben. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge. Sehen Kapazität und Alter in Ordnung aus, liegt es an einer der Zahlungsursachen. Die freien Plätze sind dann eine falsche Spur und kein Fehler. Die vollständige Aufstellung steht im Hilfebereich: warum eine Anmeldung auf der Warteliste landet. -
Wir erheben keine Anzahlungen, warum greift die Automatisierung trotzdem?
Diese Automatisierung hängt an Anzahlungen. Ist sie aktiv, Sie erheben aber tatsächlich keine, wird eine offene Buchung dennoch verschoben. Bringen Sie die Buchung in Ordnung: Status auf Angemeldet, unter Zahlungen den fälligen Betrag eintragen, über Kommunikation → Nachricht senden die Bestätigung erneut schicken. Und sehen Sie sich dann die Automatisierung selbst an, sonst landet dort weiter jede offene Buchung. -
Meldet das System von der Warteliste automatisch an?
Nein, und das ist kein Versäumnis. Jede Freigabe von der Kurs-Warteliste ist Ihre Entscheidung, auch wenn ein Platz offensichtlich frei geworden ist. Die Nachhol-Warteliste ist das Gegenteil: vollautomatisch, alle werden gleichzeitig benachrichtigt, der erste Klick gewinnt. Wer von der Kurs-Warteliste dasselbe erwartet, wird es nicht finden. -
Gilt die Reihenfolge, bekommt also der Platz, wer am längsten wartet?
Nein. Keine der beiden Listen arbeitet nach Eingangsreihenfolge. Die Kurs-Warteliste bearbeiten Sie in der Reihenfolge, die Sie für fair halten. Und bei den Nachholterminen gehen die Benachrichtigungen gleichzeitig raus, der Platz geht also an den schnellsten Klick, nicht an die längste Wartezeit. Gut zu wissen, bevor Sie einer Familie sagen, sie sei „als Nächste dran“. -
Mein Kurs zeigt weiterhin 10/10, obwohl Kinder abgesagt haben. Warum?
Die Kapazität zählt aktive Anmeldungen, nicht Anwesenheit. Ein Kind, das einen Termin verpasst hat oder dessen Teilnahme für einen Termin abgesagt wurde, ist weiter im Kurs angemeldet. Der Zähler bewegt sich also nicht. Einen Platz geben Sie nur frei, indem Sie die Buchung stornieren oder löschen oder das Kind in einen anderen Kurs umbuchen. Als abwesend markieren genügt nicht. -
Wie schalte ich die Warteliste ab?
Es gibt keinen Schalter namens Warteliste. Menschen landen dort, weil sie das Formular für einen vollen Kurs abschicken. Sie stoppen es also, indem Sie den Kurs aus dem Formular nehmen: Programme → Online-Buchung → Bearbeiten → Sonstiges → Kurs bei voller Kapazität nicht im Buchungsformular anzeigen. Zwei Dinge dazu. Das gilt pro Programm, nicht pro Kurs. Wollen Sie die Warteliste nur bei einigen Kursen, müssen diese in getrennten Programmen liegen. Und Sie verlieren das Nachfragesignal: Ein voller Kurs, der sichtbar bleibt, zeigt Ihnen, wie viele Familien noch hineinwollten. Genau nach dieser Zahl entscheidet man, ob ein weiterer Kurs aufgeht. -
Sehen Eltern vorher, dass der Kurs voll ist?
Ja, das Formular weist oben darauf hin. Fairerweise gesagt: Eltern können das Formular dennoch durchgehen und unten die Wartelistenanfrage abschicken. Manche scrollen gar nicht so weit und sehen diese Option nicht. -
Kann ich Zusatzplätze für Probestunden und Nachholtermine trennen?
Nein. Pro Kurs gibt es einen gemeinsamen Vorrat an Zusatzplätzen, und beide Nutzungen greifen darauf zu. Bei zwei Zusatzplätzen, von denen ein Nachholtermin einen belegt, bleibt genau einer für eine Probestunde. Bemessen Sie den Vorrat für beide Zwecke zusammen. Beide Zahlen erklärt der Artikel Kapazität und Zusatzplätze. -
Wo sehe ich, wer auf der Nachhol-Warteliste steht?
In der Anwesenheitsansicht des Termins. Wartende erscheinen in der Teilnehmerliste mit Wartelistenstatus. Das ist zugleich der schnellste Weg, um zu sehen, welcher Termin wirklich stark überbucht ist.
