Szkoła językowa z 1000 klientów, w której obciążenie administracyjne wreszcie jest pod kontrolą

Wyzwanie

BrainyJAM Trnava mierzyło się z istotnymi wyzwaniami w zarządzaniu zapisami, harmonogramami i listami lektorów w szkole liczącej nawet 1000 klientów, oferującej kursy, tłumaczenia i korepetycje. Ręczne procesy były czasochłonne i nieefektywne, utrudniając kontrolę i skupienie się na rozwoju.

Rozwiązanie

Zooza została wdrożona, aby zautomatyzować dotychczas ręczne procesy i zapewnić wgląd w dynamikę klientów oraz zajęć. Wykorzystane kluczowe funkcje to:

• Formularz zapisów online i grupy ciągłe
• Koszyki zbiorcze dla lekcji indywidualnych i grupowych
• Śledzenie obecności z lekcjami zastępczymi
• Automatyczne planowanie lekcji indywidualnych
• Profil klienta z przeglądem płatności
• Komunikacja e-mail i SMS
• Planowanie sal i prowadzących
• Szczegółowe raportowanie

Uczniowie zapisują się poprzez formularz online, administrator planuje lekcje w kalendarzu Zoozy, a system automatycznie wysyła e-maile potwierdzające i SMS-y. Lektorzy odnotowują obecność i zarządzają lekcjami zastępczymi, podczas gdy administrator pracuje na szczegółowych profilach klientów ze statusem płatności i obecności. Harmonogramy płatności aktualizują się automatycznie, a raporty obejmują obecność, płatności i godziny pracy lektorów.

Rezultaty

• Znaczne ograniczenie czasu poświęcanego na zadania administracyjne
• Lepsze zarządzanie zapisami, płatnościami i obecnością
• Szybsza i łatwiejsza komunikacja z klientami oraz lektorami

Jak dodała Erika Rapavá: „Dzięki Zoozie klienci i lektorzy nie dzwonią już do nas bezpośrednio z podstawowymi pytaniami. Strumień zapytań stopniowo przeniósł się do Zoozy, co pozwoliło nam skupić się na wartościowych interakcjach”. Integracja znacząco zoptymalizowała działalność BrainyJAM Trnava, umożliwiając zespołowi skupienie się na podnoszeniu jakości kursów językowych.