Jazyková škola s 1 000 klienty a administrativou konečně pod kontrolou

Výzva

BrainyJAM Trnava čelila výrazným problémům se správou registrací, rozvrhů a seznamů lektorů ve škole s až 1 000 klienty, která nabízí kurzy, překlady a doučování. Manuální procesy byly časově náročné a neefektivní, což bránilo přehledu a soustředění na růst.

Řešení

Zooza byla nasazena, aby automatizovala dříve manuální procesy a poskytla přehled o dynamice klientů a lekcí. Mezi využívané klíčové funkce patří:

• Online registrační formulář a průběžné skupiny
• Sběrné košíky pro individuální a skupinové lekce
• Sledování docházky s náhradními lekcemi
• Automatické rozvrhování individuálních lekcí
• Profil klienta s přehledem plateb
• E-mailová a SMS komunikace
• Rozvrhování prostor a lektorů
• Podrobné reportování

Studenti se registrují přes online formulář, administrátor naplánuje lekce v kalendáři Zoozy a systém automaticky rozesílá potvrzovací e-maily a SMS. Lektoři zaznamenávají docházku a spravují náhradní lekce, zatímco administrátor pracuje z podrobných profilů klientů se stavem plateb a docházky. Platební rozpisy se aktualizují automaticky a reporty pokrývají docházku, platby a odpracované hodiny lektorů.

Výsledky

• Výrazné snížení času stráveného administrativními úkoly
• Lepší správa registrací, plateb a docházky
• Rychlejší a snazší komunikace s klienty i lektory

Jak Erika Rapavá dodala: „Díky Zooze nám klienti ani lektoři už nevolají přímo se základními otázkami. Tok dotazů se postupně přesunul do Zoozy, což nám umožnilo soustředit se na smysluplné interakce.“ Integrace výrazně optimalizovala provoz BrainyJAM Trnava a umožnila týmu zaměřit se na zkvalitňování jazykových kurzů.