Eine Sprachschule mit 1.000 Kunden — und die Verwaltungslast endlich im Griff

Die Herausforderung

BrainyJAM Trnava stand vor erheblichen Herausforderungen bei der Verwaltung von Anmeldungen, Stundenplänen und Listen der Lehrkräfte für eine Schule mit bis zu 1.000 Kunden, die Kurse, Übersetzungen und Nachhilfe anbietet. Manuelle Prozesse waren zeitaufwendig und ineffizient und erschwerten den Überblick sowie den Fokus auf Wachstum.

Die Lösung

Zooza wurde eingeführt, um zuvor manuelle Prozesse zu automatisieren und Einblicke in die Dynamik von Kunden und Einheiten zu geben. Zu den genutzten Hauptfunktionen gehören:

• Online-Anmeldeformular und fortlaufende Gruppen
• Sammelkörbe für Einzel- und Gruppenstunden
• Anwesenheitsverfolgung mit Nachholstunden
• Automatische Planung von Einzelstunden
• Kundenprofil mit Zahlungsübersicht
• E-Mail- und SMS-Kommunikation
• Planung von Veranstaltungsorten und Lehrkräften
• Detaillierte Berichte

Schüler melden sich über ein Online-Formular an, die Verwaltung plant die Stunden im Kalender von Zooza, und das System versendet automatisch Bestätigungs-E-Mails und SMS. Lehrkräfte erfassen die Anwesenheit und verwalten Nachholstunden, während die Verwaltung mit detaillierten Kundenprofilen mit Zahlungs- und Anwesenheitsstatus arbeitet. Zahlungspläne werden automatisch aktualisiert, und Berichte decken Anwesenheit, Zahlungen und Stunden der Lehrkräfte ab.

Ergebnisse

• Deutliche Reduzierung der Zeit für Verwaltungsaufgaben
• Verbesserte Verwaltung von Anmeldungen, Zahlungen und Anwesenheiten
• Schnellere, einfachere Kommunikation mit Kunden und Lehrkräften

Wie Erika Rapavá ergänzte: „Dank Zooza rufen uns Kunden und Lehrkräfte nicht mehr direkt mit grundlegenden Fragen an. Der Strom der Anfragen verlagerte sich nach und nach zu Zooza, sodass wir uns auf sinnvolle Interaktionen konzentrieren konnten.” Die Integration hat den Betrieb von BrainyJAM Trnava erheblich optimiert und es dem Team ermöglicht, sich auf die Verbesserung der Sprachkurse zu konzentrieren.