Jazyková škola s 1 000 klientmi a administratívou konečne pod kontrolou

Výzva

BrainyJAM Trnava čelila výrazným výzvam pri správe registrácií, rozvrhov a zoznamov lektorov pre školu s až 1 000 klientmi, ktorá ponúka kurzy, preklady a doučovanie. Manuálne procesy boli časovo náročné a neefektívne, čo bránilo prehľadu a sústredeniu sa na rast.

Riešenie

Zooza bola nasadená na automatizáciu doteraz manuálnych procesov a získanie prehľadu o dynamike klientov a hodín. Medzi využívané kľúčové funkcie patria:

• Online registračný formulár a kontinuálne skupiny
• Zberné košíky pre individuálne a skupinové hodiny
• Sledovanie dochádzky s náhradnými hodinami
• Automatické plánovanie individuálnych hodín
• Profil klienta s prehľadom platieb
• E-mailová a SMS komunikácia
• Plánovanie priestorov a lektorov
• Podrobné reporty

Študenti sa registrujú cez online formulár, administrátor plánuje hodiny v kalendári Zoozy a systém automaticky posiela potvrdzovacie e-maily a SMS. Lektori zaznamenávajú dochádzku a spravujú náhradné hodiny, zatiaľ čo administrátor pracuje z podrobných profilov klientov so stavom platieb a dochádzky. Splátkové kalendáre sa aktualizujú automaticky a reporty pokrývajú dochádzku, platby a hodiny lektorov.

Výsledky

• Výrazné zníženie času stráveného administratívnymi úlohami
• Lepšia správa registrácií, platieb a dochádzky
• Rýchlejšia a jednoduchšia komunikácia s klientmi a lektormi

Ako dodala Erika Rapavá: „Vďaka Zooze nám klienti a lektori už nevolajú priamo so základnými otázkami. Tok otázok sa postupne presunul do Zoozy, čo nám umožnilo sústrediť sa na zmysluplné interakcie.” Integrácia výrazne optimalizovala prevádzku BrainyJAM Trnava a umožnila tímu sústrediť sa na skvalitňovanie jazykových kurzov.