Mniej papierkowej roboty dało nam czas na pozyskiwanie nowych klientów

Wyzwanie

Przeciążenie administracyjne związane z zarządzaniem zapisami, płatnościami i obecnością hamowało rozwój oraz usprawnienia usług. Helen Doron English Trnava i Veľké Zálužie obsługuje nawet 200 klientów, oferując kursy języka angielskiego dla dzieci już od 3. miesiąca życia, nauczając angielskiego tak naturalnie jak języka ojczystego i budując pewność siebie dzięki metodzie Helen Doron.

Rozwiązanie

Wdrożenie Zoozy objęło:

• Zapisy online i grupy ciągłe
• Śledzenie obecności z lekcjami zastępczymi
• Profile klientów z przeglądem płatności
• Obsługę płatności jednorazowych i godzinowych
• Komunikację e-mail i SMS
• Planowanie lekcji i prowadzących
• Szczegółowe raportowanie

Podstawowy przebieg

1. Rodzice zapisują dzieci poprzez formularz online
2. Menedżer planuje zajęcia za pomocą kalendarza Zoozy
3. Wysyłane są automatyczne e-maile potwierdzające i powiadomienia
4. Lektorzy odnotowują obecność przez aplikację i zarządzają zastępstwami
5. Menedżer ma dostęp do bazy klientów ze szczegółami płatności/obecności
6. Zooza automatyzuje harmonogramy płatności i aktualizuje profile
7. Generowane są szczegółowe raporty operacyjne

Przebiegi alternatywne

• Błędy w zapisach uruchamiają powiadomienia administratora
• Przeniesienia zajęć wysyłają automatyczne powiadomienia do klientów
• Nieudane płatności alarmują administratora i klienta

Rezultaty

Znaczne oszczędności czasu na zadaniach administracyjnych, lepsze zarządzanie zapisami/płatnościami/obecnością oraz usprawniona komunikacja między klientami a lektorami.

Dzięki Zoozie centrum ma znacznie mniej telefonów i papierkowej roboty, co uwalnia czas na nowe kursy i zarządzanie klientami.

Integracja Zoozy zoptymalizowała działalność, pozwalając skupić się na podnoszeniu jakości kursów i rozwoju biznesu.