Méně papírování nám uvolnilo ruce pro získávání nových klientů

Výzva

Administrativní přetížení při správě registrací, plateb a docházky bránilo růstu a zlepšování služeb. Helen Doron English Trnava a Veľké Zálužie obsluhuje až 200 klientů a poskytuje kurzy angličtiny pro děti od 3 měsíců, učí děti angličtinu stejně přirozeně jako mateřský jazyk a posiluje jejich sebevědomí prostřednictvím metody Helen Doron.

Řešení

Nasazení Zoozy zahrnovalo:

• Online registraci a průběžné skupiny
• Sledování docházky s náhradními lekcemi
• Profily klientů s přehledem plateb
• Zpracování jednorázových a hodinových plateb
• E-mailovou a SMS komunikaci
• Rozvrhování lekcí a lektorů
• Podrobné reportování

Základní průběh

1. Rodiče registrují děti přes online formulář
2. Manažer plánuje lekce pomocí kalendáře Zoozy
3. Automaticky se odesílají potvrzovací e-maily a notifikace
4. Lektoři zaznamenávají docházku přes aplikaci a spravují náhrady
5. Manažer má přístup k databázi klientů s detaily o platbách/docházce
6. Zooza automatizuje platební rozpisy a aktualizuje profily
7. Generují se podrobné provozní reporty

Alternativní průběhy

• Chyby při registraci spustí upozornění administrátora
• Přeplánování lekcí odešle automatická upozornění klientům
• Neúspěšné platby upozorní administrátora i klienta

Výsledky

Výrazná úspora času na administrativních úkolech, lepší správa registrací/plateb/docházky a zlepšená komunikace mezi klienty a lektory.

Díky Zooze má centrum mnohem méně telefonátů a papírování, což uvolnilo čas na nové kurzy a správu klientů.

Integrace Zoozy optimalizovala provoz a umožnila soustředit se na zkvalitňování kurzů a růst podnikání.