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Aus versäumten Stunden werden Guthaben, keine Telefonate.

Ein Elternteil sagt rechtzeitig ab, Zooza vergibt ein Guthaben, und der Ersatztermin wird selbst gebucht — dort, wo wirklich Platz ist. Die Regeln legen Sie einmal fest: wie lange ein Guthaben gilt, wie spät abgesagt werden darf, wie viele Zusatzplätze eine Stunde verträgt. Danach verhandeln Sie sie nicht mehr mit jeder Familie einzeln.

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Was das Nachholsystem tatsächlich leistet

Der Punkt ist nicht, dass es Guthaben gibt. Der Punkt ist, dass die Regeln darum herum vom System durchgesetzt werden und nicht von der Person am Telefon.

Guthaben nur bei Anspruch

Ein Guthaben entsteht, wenn die Abwesenheit als <strong>Abgesagt</strong> erfasst wird. Nicht, wenn jemand einfach nicht erscheint. Die Unterscheidung ist gewollt: ein Nichterscheinen und eine Absage sind nicht dasselbe und sollten nicht gleich vergütet werden.

Eine Absagefrist

Sie legen fest, wie weit im Voraus abgesagt werden muss, damit ein Guthaben entsteht. Nach der Frist wird die Stunde als Nichterscheinen ohne Guthaben erfasst — außer Sie erlauben späte Absagen ausdrücklich.

Gültigkeit nach Ihrer Wahl

Guthaben wandern in den nächsten Abrechnungszeitraum, verfallen mit dem Kursende, oder verfallen nach einer festgelegten Anzahl Tage. Sie können auch begrenzen, wie viele übertragen werden.

Zusatzkapazität je Stunde

Ein Kurs für zehn mit Zusatzkapazität eins nimmt zum Nachholen elf auf: zehn reguläre Plätze und einen Ersatzplatz. Global einstellbar, je Kurs entweder ersetzend oder additiv überschreibbar.

Gebucht wird von den Eltern

Sie sehen passende Stunden und wählen aus. Oder Sie behalten die Kontrolle, schalten die Zuweisung durch Administratoren ein und lassen nur eine Präferenz angeben: so früh wie möglich, egal, oder ein konkreter Wunsch.

Warteliste, wenn es voll ist

Ist in der Ersatzstunde kein Platz, kommt der Kunde auf eine Warteliste, wird bei einem frei werdenden Platz automatisch benachrichtigt und bestätigt ihn selbst.

Einrichtung

Zwei Ebenen. Der Kurs entscheidet, ob es Nachholstunden überhaupt gibt. Die globalen Einstellungen entscheiden, wie sie sich verhalten.

  1. Step 1

    Am Kurs aktivieren

    Kurse → Einstellungen → Nachholstunden. Dort entscheidet sich auch, ob ein Administrator zuweist und ob eine Zuweisung eine Freigabe braucht oder sofort bestätigt wird.

  2. Step 2

    Globale Regeln setzen

    Einstellungen → Nachholstunden. Zusatzkapazität, was mit ungenutzten Guthaben geschieht, wie viele zwischen Zeiträumen übertragen werden und wie kurz vor Stundenbeginn noch gebucht werden darf.

  3. Step 3

    Absagefrist festlegen

    Einstellungen → Kurse. Das ist die Grenze zwischen einer Absage, die ein Guthaben bringt, und einer, die keines bringt.

  4. Step 4

    Über das Verhältnis begrenzen

    Statt einer festen Monatsmenge begrenzen Sie Nachholstunden als Verhältnis, etwa eine je vier Einheiten. Der Anspruch wächst dann mit dem, was die Familie tatsächlich gekauft hat.

Was sich einstellen lässt

  • Ob es im jeweiligen Kurs überhaupt Nachholstunden gibt.
  • Ob Kunden selbst buchen oder ein Administrator zuweist.
  • Ob eine Zuweisung freigegeben werden muss oder sofort bestätigt wird.
  • Wie weit im Voraus abgesagt werden muss, damit ein Guthaben entsteht.
  • Ob nach dieser Frist überhaupt noch abgesagt werden kann.
  • Was mit ungenutzten Guthaben geschieht: Übertrag, Verfall mit dem Kurs, oder Verfall nach festgelegten Tagen.
  • Wie viele Guthaben höchstens zwischen Zeiträumen übertragen werden.
  • Zusatzkapazität für Ersatzplätze, global und je Kurs.
  • Wie kurz vor Stundenbeginn noch gebucht werden darf.
  • Ein Verhältnislimit, etwa eine Nachholstunde je vier Einheiten.
  • Ob verbundene Standorte einander Kunden zum Nachholen aufnehmen.

Schluss mit dem Aushandeln Elternteil für Elternteil.

Regeln einmal entscheiden und das System sie halten lassen. Kostenlos testen, oder wir gehen Ihre bestehende Regelung im Gespräch durch.

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FAQ — auch das, was nicht geht

  • Wann genau bekommt ein Kunde ein Guthaben?
    Wenn die Abwesenheit als Abgesagt erfasst wird. Ein Vermerk „nicht erschienen" erzeugt keines. Sagt jemand nach Ihrer Frist ab, wird das als Nichterscheinen ohne Guthaben erfasst — sofern Sie späte Absagen nicht ausdrücklich zugelassen haben. Die Regeln stehen in den FAQ zu Nachholstunden.
  • Kann ich Nachholstunden pro Monat begrenzen?
    Nein, und das sollten Sie wissen, bevor Sie Ihre Regelung schreiben. Die Grenze wird als Verhältnis gesetzt, nicht als Monatskontingent — etwa eine je vier Einheiten. In der Praxis ist das ohnehin fairer, weil der Anspruch mit dem Gekauften wächst.
  • Warum sehen Kunden keine Stunden weiter im Voraus?
    Ein Kurs erscheint erst vier Tage vor Beginn als Nachholoption. Das ist Absicht: es verhindert, dass Guthaben Monate im Voraus auf Plätze gelegt werden, die Sie für angemeldete Kinder noch brauchen. Es heißt aber auch, dass ein Elternteil heute den nächsten Monat nicht sieht.
  • Wie viele Optionen sieht ein Kunde?
    Die Liste zeigt die ersten 100 passenden Stunden. Für die meisten Betriebe ist das alles. Bei einem sehr großen Standortübergreifenden Stundenplan ist es eine Obergrenze, die man kennen sollte.
  • Kann ich eine Stunde nur für Nachholer reservieren?
    Nein. Eine Stunde lässt sich nicht als ausschließlich für Nachholstunden oder ausschließlich für Probestunden markieren. Stattdessen nutzen Sie die Zusatzkapazität, die Ersatzplätze zu den regulären hinzufügt, statt eine ganze Stunde freizuhalten.
  • Kann jemand an einem anderen Standort nachholen?
    Ja, wenn die Standorte verbunden sind. Dafür braucht es drei Schritte: Verbindung der Gesellschaften, Aktivierung am Kurs und Festlegung der Einschränkungen. Ein Vorbehalt: Die Anwesenheit einer Stunde, die zum Konto einer anderen Gesellschaft gehört, lässt sich von Ihrer Seite nicht dauerhaft ändern, weil der Datensatz dort liegt.
  • Und bei Probestunden?
    Wer eine Probestunde hat, kann im selben Kurs keine Nachholstunde buchen. In einem anderen passenden Kurs schon — gleiches Programm, gleiche Altersgruppe.
  • Kann ich Nachholstunden je Standort auswerten?
    Derzeit nicht. Es gibt keinen eingebauten Bericht über alle an einem bestimmten Ort genutzten Nachholstunden. Der Kalenderbericht deckt die Nutzung zwischen Gesellschaften ab, was ein anderer Schnitt ist. Wenn Zahlen je Standort für Sie zählen, sprechen Sie uns darauf an, statt damit zu rechnen. Das vollständige Setup beschreibt der komplette Leitfaden zu Nachholstunden.

Für Entwickler

Wie Anspruch, Limits, Verfall und Rahmen sich verhalten, ist für Integratoren dokumentiert — lesenswert, bevor Sie den Bau derselben Regeln schätzen.

Wie Nachholstunden funktionieren → Zooza für Entwickler

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